Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul Teie enda algatus meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude saatmisel. Sellisel juhul kasutame Teie isikuandmeid Teile vastamise eesmärgil.

Kui peame Teile vastamiseks tegema täiendavaid järelpärimisi, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.

Kui meile saadetud selgitustaotlusele/märgukirjale/teabenõudele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame Teid vastavast edastamisest.

Avaliku teabe seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad valla dokumendiregistri avalikus vaates, mistõttu registreerime eraisikute poolt saadetud kirjad nimetatud registris. Eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtav eraisikust saatja või saaja nime asemel „eraisik". Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Sellised kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.

Kui Teie poolt saadetud kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistatakse see registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust ning võimalike juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat, misjärel kuuluvad selle tähtaja ületanud dokumendid hävitamisele.