| kantselei spetsialist | tel +372 750 2601, 5625 1220 Vastuvõtt kokkuleppel |
Kantselei spetsialisti teenistuskoha põhieesmärgiks on operatiivse ja korrektse teabehalduse korraldamine ja vallakantselei asjaajamise tehniline teenindamine. Lisaks täidab kantselei spetsialist perekonnaseisuametniku ülesandeid KOV pädevuse piires.
Ametnik: jah | Ametijuhend
Haridus: bakalaureus, infokorraldus
Ülesanded:
- asjaajamise korraldamine vallakantseleis: saabuva ja väljamineva dokumentatsiooni registreerimine, dokumendiringluse korraldamine ja järelevalve tähtaegadest kinnipidamise üle
- kodanike avalduste vastuvõtmine, nende nõustamine ning abistamine taotluste täitmisel
- vallavalitsuse üldtelefonile tulevate kõnede vastuvõtmine
- kirjade koostamine vallasekretäri või vallavanema ülesandel, õigusaktide vormistamine ja edastamine, määruste konverteerimine ja saatmine Riigi Teatajasse
- vallavalitsuse teenistujate abistamine ja nõustamine dokumendihaldussüsteemi kasutamisel
- dokumendihaldussüsteemi administreerimine, dokumentide liigitusskeemi ajakohastamine
- vallavalitsuse hallatavate asutuste nõustamine dokumendihaldussüsteemi
- sisseseadmisel ja kasutamisel, dokumentide loetelu korrastamisel
- perekonnaseisuametniku ülesannete täitmine (sünnikannete tegemine)
- elukohateadete menetlemine ja elukoha andmete kandmine rahvastikuregistrisse
- rahvastikuregistri väljavõtete väljastamine, vajadusel elukoha, perekonna koosseisu ja muude registriandmete kohta tõendite väljastamine
- dokumentide väljastamine kodanikele, asutustele
- vallavalitsuse digiarhiivi korrastamine
- vajadusel valitsuse istungite tehniline ettevalmistamine ning istungite ja vallavalitsuse komisjonide koosolekute protokollimine
- vallavanema juures toimuvate nõupidamiste ettevalmistamine ja protokollimine
- vallavalitsuse õigusaktide ja muude asjasse puutuvate dokumentide edastamine haldusakti adressaatidele
- enda teenistusülesannete täitmiseks vajalike kirjade koostamine ja teabenõuetele vastamine
- igapäevaselt elektronposti aadressile saabunud kirjade lugemine, registreerimine ja neile vastamine
- isikute vastuvõtu korraldamine vallavanema ja vallasekretäri juurde, külaliste vastuvõtu ettevalmistamine
- vallasekretäri ja vallavanema poolt antud ühekordsete ülesannete täitmine oma pädevuse piires.