| dokumendihalduse spetsialist | tel +372 750 2601 Vastuvõtt kokkuleppel |
Dokumendihalduse spetsialisti teenistuskoha põhieesmärgiks on operatiivse ja korrektse teabehalduse korraldamine ja vallakantselei asjaajamise tehniline teenindamine.
Ametnik: jah | Ametijuhend
Ülesanded:
- ajaajamise korraldamine vallakantseleis: saabuva ja väljamineva dokumentatsiooni registreerimine, dokumendiringluse korraldamine ja järelevalve tähtaegadest kinnipidamise ülekodanike avalduste vastuvõtmine, nende nõustamine ning abistamine taotluste täitmisel
- vallavalitsuse üldtelefonile tulevate kõnede vastuvõtmine
- kirjade koostamine vallasekretäri või vallavanema ülesandel, õigusaktide vormistamine ja edastamine, määruste konverteerimine ja saatmine Riigi Teatajasse
- vallavalitsuse teenistujate abistamine ja nõustamine dokumendihaldussüsteemi kasutamisel
- dokumendihaldussüsteemi administreerimine, dokumentide loetelu ajakohastamine
- vallavalitsuse hallatavate asutuste nõustamine ja õpetamine dokumendihaldussüsteemi sisseseadmisel ja kasutamisel, dokumentide loetelu korrastamisel
- vajadusel perekonnaseisuametniku ülesannete täitmine (sünnikannete tegemine)
- vajadusel elukohateadete vastuvõtmine, kontrollimine ja elukoha kandmine rahvastikuregistrisse
- rahvastikuregistri väljavõtete väljastamine, vajadusel elukoha, perekonna koosseisu ja muude registriandmete kohta tõendite väljastamine
- arhiiviteatiste, ärakirjade või väljavõtete väljastamine kodanikele, asutustele
- vallavalitsuse arhiivi korrastamine, ajutisele säilitamisele minevate dokumentide vastuvõtmine, pikaajalisele säilitamisele minevate dokumentide arhiveerimine, arhiividokumentide ettevalmistamine rahvusarhiivi üleandmiseks.